Ihr wollt also eine TaCoS ausrichten? Großartig! Diese Seite listet in keiner bestimmten Reihenfolge auf, um welche Dinge ihr euch vielleicht kümmern wollt.

Die Time-Badges (z.B. August) geben an, in welchem Monat ihr euch um dieses Thema kümmern könntet.

Termin Juli

Seit einigen Jahren findet die TaCoS meistens in einer der späten Maiwochen statt, und zwar von Donnerstag bis Samstag (jeweils einschließlich). Am Sonntag gibt es einen inoffiziellen Brunch.

Logo Juli

Um ein Logo solltet ihr euch auch bemühen. Inspiration:

• Stadtwappen (siehe Bochum 2025, Buch)
• Abbildungen aus Papers (siehe Saarbrücken 2024, gehalten im Stil der Standard-Transformer-Illustration)
• Literal Tacos (siehe Düsseldorf 2023, die haben das aber auch noch mit einem Wug kombiniert)
• Logo der Universität

Technik August

linguistik.computer

Schreibt an vorstand@junge-sprachwissenschaft.de und bittet um Zugriff auf die Website linguistik.computer (dies beinhaltet Zugriff auf Seafile und die Website tacos im Website-Dashboard).

Um eure TaCoS einzufügen, müsst ihr die Datei _data/conferences.yml bearbeiten, und ganz oben einen neuen Block im folgenden Format einfügen.

- name: TaCoS 2025
  edition: 34
  location: Bochum
  date: 22. – 24. Mai 2025
  Tagungsort: Ruhr-Universität Bochum
  logo: https://tacosconference.github.io/34.tacosConference/css/2024_style/img/tacos_2025_logo_circle.png
  url: https://tacosconference.github.io/34.tacosConference
  image: bochum-1.jpg

Außerdem müsst ihr unter assets/img/ ein Bild hochladen (im Beispiel: bochum-1.jpg). Bitte tragt auf jeden Fall name, edition, location und date ein; und sofern möglich url und image.

Nach dem Regenerieren erscheint eure TaCoS dann automatisch auf der Startseite, im Archiv in der Liste und der Statistik, und es wird ein hübscher Kurzlink der Form https://linguistik.computer/2025 angelegt.

newsletter.fachschaft.cl.uni-heidelberg.de

Die Fachschaft Computerlinguistik in Heidelberg hat zur Unterstützung des TaCoS-Orga-Teams ein Newsletter-Tool eingerichtet. Es bietet ein Formular an, mit dem sich Leute für den Newsletter anmelden können, an die man dann Rundmails verschicken kann. Kontaktiert fs-coli@cl.uni-heidelberg.de, um wahlweise Tipps zu bekommen, wie ihr so etwas auch hosten könnt, oder vielleicht sogar Zugriff zu bekommen.

stage.tacos.cl.uni-heidelberg.de

Die Fachschaft Computerlinguistik in Heidelberg betreibt außerdem die TaCoStage (Eigenentwicklung), um Beiträge entgegenzunehmen. Kontaktiert fs-coli@cl.uni-heidelberg.de, um Tipps zum Selbsthosting oder ggfs. Zugriff zu bekommen.

Alternativ könnt ihr auch talks.stuts.de verwenden.

talks.stuts.de

Schreibt an vorstand@junge-sprachwissenschaft.de und gebt an, dass ihr gerne Zugriff aufs talks.stuts.de (auch genannt „frab“) hättet. Mit diesem Tool könnt ihr Einsendungen zu sammeln, Vorträge und Redner verwalten und ein Programm erstellen.

tacosconference.github.io

Schreibt an anna.stein@hhu.de und bittet um Zugriff auf github.com/tacosConference. Damit kontrolliert ihr dann automatisch auch tacosconference.github.io.

Tagungsort September

Als Tagungsort bieten sich Räume der Uni an. Mit Glück könnt ihr entweder direkt, oder über ein Institut oder eine Fakultät kostenlos Räume reservieren. Denkt daran, früh anzufragen, da Unis oft sehr früh mit der Planung für das kommende Semester beginnen (fragt da gegebenenfalls mal beim Sekretariat an, bis wann die Rückmeldung brauchen).

Wir rechnen mit 60 Teilnehmern.

Die folgende Raumkonfiguration könnte man anstreben (am besten natürlich alles in einem Gebäude, um Laufwege zu minimieren und zu verhindern, dass jemand verloren geht):

• 2 Seminarräume, Kapazität: 40–45 Personen
  • Auf die Weise kann man parallele Tracks machen, und hat etwas Puffer, falls mal doch ein Vortrag ausfallen sollte oder ein Vortrag wesentlich beliebter ist etc.
• 1 Hörsaal, Kapazität: >60 Personen
  • Für Eröffnung, Abschluss, Keynotes etc.
• 1 Pausenraum
  • Für Snacks und Getränke, und als Rückzugsort
• 1 Foyer
  • Falls euer Gebäude einen Eingangsbereich hat, könnte man da zum Beispiel ein paar Tische für die Anmeldung aufbauen.

Plant auf jeden Fall, Wegweiser zu basteln. Eine Schablone und Sprühkreide können helfen, um Pfeile auf den Boden zu malen.

Save-The-Date Oktober

Per Mail an:

• Eure Fachschaft
• Andere Coli-Fachschaften (Heidelberg hat eine Liste)

Falls ihr auf sozialen Medien aktiv seid, wäre ein Post dort sicher auch sehr angebracht. In dieser Mail könntet ihr, sofern ihr es eingerichtet habt, auch Werbung für euren Newsletter machen.

Finanzen Oktober

Größenordnungsmäßig kostet eine TaCoS zwischen 5.000 € und 10.000 €.

Konto

Um das Sponsorengeld irgendwo aufzubewahren, braucht ihr ein Konto. Wir können euch hier keine rechtlich geprüften Tipps geben, aber es soll schon TaCoS-Tagungen gegeben haben, die sich dafür einfach ein privates Girokonto bei einer Bank eröffnet haben (und die TaCoS dementsprechend einfach „privat“ organisiert haben). Am besten, ihr fragt da mal bei den Vorjahresorganisatoren nach.

Budgetplan

Ihr braucht einen Budgetplan. Selbst, wenn ihr selbst keinen wollt, will früher oder später ein Sponsor einen sehen. Dinge, die man normalerweise bezahlen muss, sind:

• Essen
  • Mensa (Donnerstag und Freitag)
  • Caterer (Samstag, da haben Mensen ja oft zu)
  • Getränke und Snacks für die Kaffeepause
• Unterkünfte (Zuschuss für die Teilnehmer)
• Werbung
  • Merchandise-Artikel (Tassen, Flaschenöffner, Taschen, Notizbücher, Sticks, …)
  • Aufsteller, Banner, Poster
• Aufmerksamkeitsgeschenke für Keynote-Speaker (Schokolade, Blumen, …)

Dinge, die man vielleicht gratis bekommt, sind hingegen:

• Tagungsort
  • Räume an der Uni kann man als studentisches Projekt zumeist einfach reservieren.

Sponsoren

Ein großzügiger Verein unterstützt vielleicht so mit 1.000 €. Von Firmen haben wir oft Spenden in Höhe von 500 € gesehen. Ein kleiner Sponsoringbetrag wären 100 €.

Rechnungen

Eigentlich alle Organisationen wollen für ihr Sponsoring eine Rechnung bekommen, ihr müsst also Rechnungen ausstellen. Wenn ihr die TaCoS privat organisiert (also nicht unter der Schirmherrschaft eines Vereins oder einer Körperschaft oder eines sonstigen Gewerbes), stellt ihr Privatrechnungen aus. Das Gute: Für Privatrechnungen gibt es offenbar keine gesetzlichen Regelungen. Eine solche Rechnung auszustellen ist also weniger gruselig, als es klingt.

Die folgenden Infos könntet ihr draufschreiben:

• Voller Name und Adresse eines Verantwortlichen
• Adresse des Sponsors
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (denkt ihr euch aus)
• Überschrift „Rechnung“
• Referenz (ein String, den der Sponsor potenziell bei der Überweisung angeben wird)
• Tabellarische Aufstellung der Rechnungsposten (vermutlich nur eine Zeile)
  • Postennummer (z. B. 1)
  • Bezeichnung (z. B. „Sponsoring der TaCoS 2026“)
  • Einzelpreis in € (z. B. 100,00)
  • Gesamtpreis in € (z. B. 100,00)
• Zahlbar an
  • Name
  • IBAN

Manche Organisationen hätten gerne eine Angabe der enthaltenen Umsatzsteuer. Bei einem Privatgeschäft seid ihr von der Umsatzsteuer befreit, gebt also da 0 % bzw. 0 € an, optional vielleicht noch einen Vermerk, dass es sich um ein Privatgeschäft handelt.

• Anleitung zum Schreiben einer Privatrechnung · rechnung.de

Wir haben für euch auch eine Beispielrechnung vorbereitet. Diese ist verschlüsselt, wir schicken euch das Passwort aber gerne zu, wenn ihr uns eine Mail an „tacos@cl.uni-heidelberg.de“ mit dem Betreff „Passwort“ schreibt. Mit dem verlinkten Tool könnt ihr das Passwort an eurer Kopie dann auch gerne wieder entfernen.

• Beispielrechnung (PDF, verschlüsselt)
• Mail an tacos@cl.uni-heidelberg.de für Passwort
• Tool, um das PDF zu entschlüsseln

Essen und Trinken Dezember

Unterkünfte Januar

Anmeldung Januar

Für die Anmeldung bietet sich ein Online-Formular an. Die Junge Sprachwissenschaft betreibt das Anmeldetool FISH, ihr könnt aber auch ein Formular auf eurer eigenen Website implementieren (sofern ihr ein Backend dafür betreibt).

• Anmeldung zur 35. TaCoS 2026 (eigene Website)
• Anmeldung zur 33. TaCoS 2024 (via FISH)

Falls ihr euch das Formular selbst zusammenklicken wollt, bietet sich CryptPad Forms an. Das ist so ähnlich wie die Formulartools der Technik-Giganten, aber etwas respektvoller gegenüber der Privatsphäre der Teilnehmer.

Inhalt

Die folgenden Formularfelder könnte eure Anmeldung enthalten:

1. Vorname
2. Nachname
3. Pronomen (optional)
4. E-Mail-Adresse
5. Universität
6. Studiengang (optional)
7. Sprachen, die ich spreche
8. Checkbox: Ich war schon einmal auf einer TaCoS
9. Anmerkungen
10. Checkbox: Ich akzeptiere den Code of Conduct

Guter Stil wäre es, zu jedem Feld anzugeben, warum ihr es erhebt (also z.B. für Statistiken, oder um den Austragungsort der nächsten TaCoS zu bestimmen, oder um bestimmtes Essen einzukaufen).

Als Anmeldedeadline könntet ihr z. B. Mitte März nehmen.

Ankündigung

Kündigt die Öffnung der Anmeldung (aka. die offizielle Einladung an), und zwar idealerweise:

• Per Mail an alle Coli-Fachschaften
• Per Mail an alle Newsletter-Abonnenten
• Prominent auf eurer Website
• Über soziale Medien

Ihr könnt die Anmeldung zeitgleich mit dem Call for Participation freischalten.

Reaktion

Sobald jemand das Formular ausgefüllt hat, solltet ihr eine Bestätigungs-E-Mail verschicken. Erfahrungsgemäß freuen sich Leute ab dann auch über gelegentliche Aktualisierungen zum Planungsfortschritt, um zu wissen, dass die TaCoS tatsächlich so passiert und um Rückfragen zu vermeiden.

Call for Participation Januar

Überlegt euch, welche Beitragsformate ihr akzeptieren wollt, z.B.:

• Lightning Talk: 5-10 min, nur Vortrag, keine Fragen
• Normaler Talk: 20 min Vortrag + 10 min Fragen
• Workshops: 30 oder 60 min, zum Mitmachen

Um einen Beitrag einzureichen, wird oft ein Titel und ein Abstract (70–200 Wörter) verlangt. Zur Einreichung könnt ihr wahlweise ein Formular erstellen (z.B. mit CryptPad Forms), oder talks.stuts.de oder vielleicht die TaCoStage benutzen.

Als Einreichungsdeadline könntet ihr z. B. Ende März nehmen.